O lugar da festa

Quando a decisão for por fazer a festa, o primeiro passo é já ter determinado o número de convidados para em seguida decidir o que será servido.

É preciso colocar a criatividade para funcionar: a comida e a bebida podem ser das mais baratas, mas devem ser de boa qualidade.

Quando o orçamento estiver restrito e não se quer reduzir o número de convidados, a solução é cortar alguns itens ou fazer uma recepção compacta, diminuindo o tempo da festa, sem pista de dança, esclarecendo no convite que depois da cerimônia os noivos receberão para um “brinde”.

Os horários da manhã e da tarde são apropriados para recepções mais informais e de curta duração, mas um almoço ou um jantar fica mais caro, porque exige um local mais amplo, em que todos os convidados estejam sentados e uma variedade maior de pratos, aperitivos e bebidas.

Uma das coisas mais complicadas no planejamento do casamento é a escolha do espaço para a recepção: o lugar tem que ter a ver com o estilo de comemoração pretendido.

A seleção do espaço para a festa deve ser cuidadosamente planejada, para evitar os imprevistos, pois lugares muito procurados, tanto para a recepção quanto para a cerimônia religiosa, precisam ser reservados com bastante antecedência.

Alguns espaços oferecem bons descontos de acordo com o dia e o horário escolhidos.

A reserva e o agendamento da igreja e dos serviços de bufê devem ser feitos o mais rápido possível e precisam ser contratados com pelo menos dez meses antes da data escolhida que para que não haja desencontros de datas.

Assim também devem ser contatados todos os outros serviços que dependem de agendamento (música, decoração, etc.).

Organizem toda a festa de modo que o espaço acomode confortavelmente a todos os convidados (alguns espaços possuem capacidade restrita), considerando um número cerca de 10% maior do que o de pessoas convidadas: é horrível ter que pedir para montar mesas extras no meio da festa.

São muitos os detalhes que devem ser verificados com bastante cuidado, em qualquer que seja o local escolhido.

BUFÊ Alguns salões de festa têm o próprio serviço de bufê, outros permitem a presença de um bufê de fora, enquanto alguns bufês levam os seus serviços para o local de sua escolha.
Quando o serviço de bufê contratado não é do espaço, outro detalhe a ser observado é se existem e se estão disponíveis: cozinha com fogão, fornos, fritadeiras e refrigeradores.

CAPACIDADE Verifiquem a capacidade máxima do local, confirmando se o tamanho é compatível com a quantidade de convidados e se pode acomodá-los com conforto.
Alguns lugares são locados conforme o número de convidados e, por isso, é preciso perguntar se existirá uma taxa extra por convidados imprevistos.

HORÁRIO É preciso consultar qual é o procedimento caso os convidados decidam ficar até mais tarde.
É importante que se exija que conste no contrato o tempo de duração que terá o evento: em geral o período varia entre 4 e 6 horas de locação.

LOCAÇÃO DE MATERIAIS É possível que o local escolhido para a festa não proporcione os materiais necessários, como mesas e cadeiras e seja preciso providenciar o aluguel destes móveis e objetos de decoração.
Praticamente tudo pode ser locado - toalhas para as mesas, capas para as cadeiras, talheres, louças, etc. - e nesse tipo de locação quase sempre é exigido um cheque caução.
Também a pesquisa de qualidade e preço deve começar com bastante antecedência, para que os produtos escolhidos estejam disponíveis na data e na quantidade necessária.

MOBILIÁRIO É necessário verificar se as mesas e as cadeiras integram a locação do espaço e certificar-se de que o número seja suficiente.
Verifiquem se são oferecidas, além do bufê e da mesa do bolo, outras mesas menores, como a mesa de doces e outra de encerramento e uma mesinha isolada para as lembrancinhas.
Para a disposição das mesas, conforme o número de convidados, é necessário saber de que formato são as chamadas “mesas aparadoras” e de quantos lugares dispõem.
Em uma recepção em que seja servido um almoço ou um jantar, todos os convidados devem ser acomodados sentados, e, para um bom serviço, em mesas que acomodem no máximo oito pessoas.
Em caso de coquetel, com mesas redondas, este número pode chegar até a doze, conforme a disposição das cadeiras ou tamanho da mesa.
O noivo e a noiva serão o centro das atenções, portanto, a localização de sua mesa deve sempre ser diferente da das demais.
Pode-se optar por uma única mesa grande que acomode os noivos, os pais e alguns parentes mais próximos.

CONTRATAÇÃO DE PESSOAL Para um jantar servido à francesa será necessário pelo menos um garçom para cada oito convidados e se for apenas coquetel, um garçom para cada vinte convidados é suficiente.
Ao contratar um serviço de bufê verifiquem se todo o pessoal que será necessário está incluído, ou se será preciso contratar à parte os serviços de confeiteira e quituteira, o fornecedor de bebidas, além de garçons e copeiros.

FORNECEDORES Alguns espaços fazem restrições para fornecedores que não sejam cadastrados: é necessário atenção a este detalhe quando se quer contratar outro serviço de bufê, um decorador ou músico de preferência.

DECORAÇÃO Um detalhe importante é se só será possível arrumar o local no mesmo dia do casamento ou se o local já estará disponível no dia anterior.
Para definir a decoração é necessário visitar o local e perguntar muito se há alguma restrição ou se é possível fazer modificações no ambiente, disponibilizando das coisas existentes e decorar o local como se desejar.

ESTACIONAMENTO Não deixem de visitar também o estacionamento e verifiquem se existem vagas suficientes para todos os convidados.
Se houver "vallet service” (serviço de manobristas) questionem se é gratuito ou quanto custa e se possui "seguro" que possa cobrir quaisquer eventualidades e danos aos veículos.

BANHEIROS Perguntem se na locação está incluído o pessoal para a manutenção e limpeza, além de todo o material necessário.
É necessário que haja adaptação para deficientes.
O salão deve ter banheiros suficientes, apropriados e em boas condições de uso: verifiquem o estado em que eles se encontram.

MÚSICA Alguns locais não permitem banda ao vivo, têm restrições sobre o volume da música e até sobre o tipo de música que pode ser tocado.
Em outros pode haver uma determinada hora em que a música deve ser desligada.
Apresentem a pessoa que vai cuidar da música da festa ao responsável pelo local, assim eles podem chegar a um entendimento sem vocês precisarem se envolver.

SUPERVISOR Alguns espaços dispõem de alguém que supervisiona todo o evento.
Procurem saber quem será essa pessoa e, sempre que possível reunam-se para conversar.

SEGURANÇA A segurança do local é hoje um dos fatores de maior importância e é possível que o local ofereça pelo menos um segurança para a portaria, para controle da entrada dos convidados, e um para a área da festa.
Se chegarem à conclusão de que a segurança oferecida pelo local não é suficiente, entrem em contato com empresas especializadas e contratem alguns seguranças extras, tanto para dentro do salão como para a parte externa: assim vocês e seus convidados ficarão mais tranqüilos.

CANCELAMENTO É muito importante que fique bastante clara a cláusula do contrato que define qual é o procedimento em caso de cancelamento.

LIMPEZA Verifiquem quem será responsável pela arrumação e pela limpeza do local antes, durante e depois da festa, com atenção aos detalhes, como a quem cabe empilhar cadeiras, varrer o chão, etc.

ENERGIA ELÉTRICA É necessário dar muita importância às instalações elétricas do salão por causa da iluminação e do som.
Certifiquem-se de que haja gerador.
Se não houver, por precaução, talvez valha a pena alugar um.
Os profissionais contratados devem visitar o local para que verifiquem quais são os recursos técnicos que já existem para a iluminação e para a instalação de som e câmeras de vídeo.

CONDICIONADOR DE AR Conforme a estação em que ocorrerá o casamento é fundamental que o local possua ar condicionado.

AO AR LIVRE Mesmo que a opção seja casar ao ar livre, é necessário que o espaço também tenha um ambiente coberto como alternativa em caso de chuva ou mau tempo.

ÁREA PARA CRIANÇAS São mais interessantes os locais que possuam uma área específica para crianças, onde possam ficar concentradas, ou mesmo dormir.
Isto requer um ou dois monitores para cuidar delas durante a recepção e, caso sejam muitas, talvez seja o caso de haver até uma comida especial.

LIXO Os locais para o lixo devem ser bem evidentes.

ÁREA PARA FUMANTES Apesar na lei antifumo é interessante que haja áreas abertas específicas para fumante.

CHAPELARIA Nos salões de festa não é comum, mas é muito bom que haja um lugar reservado para que se possa guardar casacos, agasalhos e bolsas.

PREÇO Após uma rigorosa seleção de lugares, façam pesquisas sobre os custos das locações dos espaços e formas de pagamento, e “negociem”.